Citas
Active o desactive si el asistente telefónico puede agendar citas o reservaciones, además de la integración con proveedores de calendario de terceros.
Descripción general
Si su negocio no toma citas o reservaciones, puede omitir esta sección.
El asistente telefónico puede aceptar solicitudes de reservación incluso sin un calendario conectado. Una vez que el asistente agenda una cita, usted puede ingresarla manualmente en su propio sistema o en un calendario de papel físico.
Sin embargo, si desea funciones avanzadas como verificación de disponibilidad en tiempo real, prevención de conflictos y consultas de horario en vivo, recomendamos ampliamente registrarse y vincular un proveedor de calendario de terceros. Muchas opciones populares, como Google Calendar y Outlook, son completamente gratuitas de usar. Integrar con Google Calendar, Outlook o Calendly permite que el asistente telefónico agende citas directamente en su calendario de forma automática y sin fricciones.
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Permitir Citas
Este interruptor — mostrado bajo el encabezado Ajuste de Cita / Reservación — habilita o deshabilita la capacidad del asistente telefónico de agendar citas por teléfono. Cuando está habilitado, el asistente telefónico puede tomar solicitudes de cita. Cuando este interruptor está desactivado, el asistente telefónico no ofrecerá agendar citas a los llamantes incluso si hay un calendario conectado.
Requerir Tarjeta de Crédito para Cita
Este interruptor aparece solo cuando Permitir Citas está habilitado. Cuando está activado, el asistente telefónico solicita la información de tarjeta de crédito del llamante durante el proceso de la cita. Para obtener los datos de la tarjeta, escuche la grabación de la llamada.
Puede agregar una instrucción en la sección de Información del Negocio para informar a los llamantes del motivo y el monto — por ejemplo, cargos por inasistencias o cancelaciones tardías.
(Asegúrese de cumplir con los requisitos de PCI-DSS y sus regulaciones locales antes de habilitar esta función. Pruebe minuciosamente antes de lanzar en vivo.)
Ajustes Adicionales
Cuando Permitir Citas está habilitado pero no hay un proveedor de calendario conectado todavía, aparece un acordeón de Ajustes Adicionales donde puede configurar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo mínimo de antelación antes de reservar | El período de margen que un negocio o servicio requiere entre el momento en que un cliente hace una reservación y el horario de cita más próximo posible. Evita citas de último momento o el mismo día, dando tiempo a los proveedores para prepararse. |
| Máximo de días de reserva anticipada permitidos | El número máximo de días de anticipación que un negocio o servicio permite a los clientes reservar una cita/reservación. (por ejemplo, 30 días significa no permitir reservar citas con más de 30 días de anticipación) |
Estos ajustes se aplican cuando el asistente telefónico usa su Horario de Operación para la disponibilidad en lugar de un calendario conectado.
Después de guardar, haga clic en Guardar Ajustes en la parte superior de la página (estos ajustes se guardan por separado de los ajustes de integración a continuación).
Integraciones
La integración de citas permite que el asistente telefónico verifique la disponibilidad y agende citas durante las llamadas telefónicas. El asistente telefónico lee su calendario en tiempo real, ofrece horarios disponibles y crea la reservación — todo sin intervención humana.
Google Calendar y Outlook ofrecen conexiones gratuitas. Calendly requiere el plan estándar o superior para usar la función de integración.
Dónde Configurar sus Integraciones de Citas
Puede configurar las integraciones de citas en uno de dos lugares, dependiendo de su configuración:
| Ruta de configuración | Cuándo usarla |
|---|---|
| Página de Citas | Use esto si va a conectar un proveedor de calendario independiente (Google Calendar, Outlook o Calendly). |
| Página POS: Usar citas POS | Use esto si sus solicitudes de citas o reservaciones deben gestionarse directamente a través de su sistema de punto de venta (Square o Clover). |
Exclusión mutua: las integraciones de calendario independientes y las citas POS son mutuamente excluyentes — solo una vía de programación puede estar activa a la vez. Si actualmente tiene un calendario independiente conectado aquí, debe desconectarlo antes de poder activar "Usar citas POS" en la página de ajustes de POS (y viceversa).
Fuente de verdad de la configuración: incluso cuando las citas POS están activas, esta página sigue siendo la fuente principal de verdad para sus reglas de reservación. La única excepción es Square (con un Servicio y un Miembro del Equipo seleccionados), que entrega la disponibilidad y las reglas de tiempo de anticipación/ventana de reservación al calendario nativo de Square.
Para el resto de configuraciones POS —incluyendo Clover, o Square sin servicio/miembro del equipo seleccionado— los siguientes ajustes se gestionan enteramente aquí, en la página de Citas, y su disponibilidad seguirá automáticamente su Horario de Operación habitual:
-
Permitir Citas
-
Requerir Tarjeta de Crédito para Cita
-
Tiempo mínimo de antelación antes de reservar
-
Ventana máxima de reserva
Habilitar Citas
Antes de conectar un proveedor de calendario, primero debe habilitar la función de citas usando los interruptores en la parte superior de la página.
Conectar un proveedor de calendario
Debajo de los interruptores de citas, verá botones para cada proveedor soportado. Solo puede estar conectado a un proveedor a la vez — una vez conectado, los botones de los otros proveedores se deshabilitan.
Conectar Google Calendar
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Haga clic en Conectar Google Calendar
En la página de Citas, haga clic en Conectar Google Calendar.
Inicie sesión en Google
Será redirigido a la página de autorización de Google. Inicie sesión con la cuenta de Google que tiene el calendario que quiere que la IA use.
Otorgue permisos de calendario
Permita que la IA lea y escriba eventos en su calendario.
Seleccione un calendario
Si su cuenta de Google tiene múltiples calendarios, seleccione en cuál la IA debe agendar desde el menú desplegable de Calendario.
Configure ajustes de reservación
Establezca su duración, ubicación de reunión y otras preferencias (vea ajustes abajo).
Pruebe
Vaya al Simulador de Pruebas, active "Habilitar el envío real" a POS e integraciones, e intente agendar una cita de prueba.
Estado conectado
Una vez conectado, verá:
- El Nombre y Email de la cuenta conectada
- Un banner verde Conectado a Google Calendar
- Botón Reautenticar — actualiza su conexión OAuth de Google
- Botón Desconectar — elimina la conexión de Google Calendar completamente
La disponibilidad de Google Calendar se basa en su Horario de Operación, no en las horas laborales integradas de Google Calendar. Asegúrese de que su Horario de Operación esté configurado correctamente.
Ajustes de Google Calendar
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Calendario | Seleccione qué Google Calendar la IA lee y escribe. Puede elegir cualquier calendario de su cuenta de Google. |
| Duración | Duración predeterminada de la cita. Presets: 15, 30, 45, 60, 90 o 120 minutos. O elija Personalizado e ingrese cualquier valor (mínimo 15 minutos, máximo 1 día). Las duraciones personalizadas pueden especificarse en minutos, horas o días. |
| Ubicación de la Reunión | Texto opcional que aparece en el evento del calendario (ej., dirección de su oficina o "Llamada telefónica"). Máximo 500 caracteres. |
| Manejo de citas existentes | Selecciona si se permiten citas superpuestas al comprobar disponibilidad y crear reservas. |
| Ignorar conflictos existentes del calendario | Cuando está habilitada, la disponibilidad usa solo la ventana de reserva y el horario de operación, y no bloquea horarios por eventos existentes del calendario ni por tiempo de margen. Cuando está deshabilitada, la IA respeta los eventos existentes. |
Ajustes adicionales (acordeón)
Expanda el acordeón de Ajustes Adicionales para configurar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo mínimo de antelación para reservar | Con cuánta anticipación debe agendarse una cita (entre 0 minutos y 10 días) |
| Ventana máxima de reserva | Qué tan lejos en el futuro puede reservar la IA (entre 15 minutos y 365 días) |
| Tiempo de Margen | Agrega tiempo entre bloques de citas para evitar reservas consecutivas (entre 15 minutos y 4 horas). Solo se muestra cuando Ignorar conflictos existentes del calendario está desactivada. |
Conectar Calendario de Outlook
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Haga clic en Conectar Outlook
En la página de Citas, haga clic en Conectar Outlook.
Inicie sesión en Microsoft
Será redirigido a la página de autorización de Microsoft. Inicie sesión con su cuenta de Microsoft.
⚠️ Tenga en cuenta: Microsoft requiere que use una cuenta laboral o educativa para esta integración. No se pueden usar cuentas personales de Microsoft para iniciar sesión.
Otorgue permisos de calendario
Permita que la IA lea y escriba eventos del calendario.
Configure ajustes de reservación
Establezca sus preferencias (vea ajustes abajo).
Pruebe
Vaya al Simulador de Pruebas, active "Habilitar el envío real" a POS e integraciones, e intente agendar una cita de prueba.
Estado conectado
De forma similar a Google Calendar — verá los detalles de la cuenta, un banner verde de conexión, y botones de Reautenticar / Desconectar.
La disponibilidad de Outlook Calendar se basa en su Horario de Operación, no en las horas laborales integradas de Outlook. Asegúrese de que su Horario de Operación esté configurado correctamente.
Ajustes de Outlook Calendar
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Calendario | La integración de Outlook está bloqueada a su calendario principal. A diferencia de Google Calendar, no puede seleccionar un calendario diferente. |
| Duración | Mismos presets (15/30/45/60/90/120 min) y opción Personalizado que Google Calendar. |
| Ubicación de la Reunión | Texto opcional para la ubicación del evento. Máximo 500 caracteres. |
| Manejo de citas existentes | Selecciona si se permiten citas superpuestas al comprobar disponibilidad y crear reservas. |
| Ignorar conflictos existentes del calendario | Mismo comportamiento que Google Calendar — cuando está habilitada, la disponibilidad usa solo la ventana de reserva y el horario de operación e ignora los eventos existentes del calendario y el tiempo de margen. |
Ajustes adicionales (acordeón)
Igual que Google Calendar:
| Ajuste | Descripción |
|---|---|
| Tiempo mínimo de antelación para reservar | Con cuánta anticipación debe agendarse una cita (entre 0 minutos y 10 días) |
| Ventana máxima de reserva | Qué tan lejos en el futuro puede reservar la IA (entre 15 minutos y 365 días) |
| Tiempo de Margen | Agrega tiempo entre bloques de citas para evitar reservas consecutivas (entre 15 minutos y 4 horas; solo se muestra cuando Ignorar conflictos existentes del calendario está desactivada) |
Conectar Calendly
La calidad de reproducción de YouTube puede ser baja por defecto. Si hace falta, haga clic en el ⚙️ y cambie la calidad a 1080p manualmente. Para activar o desactivar los subtítulos, haga clic en el 🇨🇨.
Haga clic en Conectar Calendly
En la página de Citas, haga clic en Conectar Calendly.
Autorice
Inicie sesión en Calendly y otorgue permiso para que el asistente telefónico acceda a sus tipos de eventos y programación.
⚠️ Tenga en cuenta: la integración con Calendly requiere un plan Calendly Standard o superior (plan de pago). El plan gratuito de Calendly no admite el acceso a la API necesario para esta integración.
Seleccione tipos de eventos
Elija qué tipos de eventos de Calendly la IA debe usar para reservaciones por teléfono. Debe seleccionar al menos un tipo de evento.
Pruebe
Vaya al Simulador de Pruebas, active "Habilitar el envío real" a POS e integraciones, e intente agendar una cita de prueba.
Estado conectado
Una vez conectado, verá:
- El Nombre y Email de la cuenta conectada
- URI de Organización de Calendly y URI de Usuario
- Un banner verde Conectado a Calendly
- Botones de Reautenticar y Desconectar
Calendly gestiona su propia disponibilidad, duración y ajustes de margen. Estos se configuran en Calendly, no en este panel. No verá ajustes de Duración, Ubicación de Reunión, Ignorar conflictos existentes del calendario o Tiempo de Margen cuando esté conectado a Calendly.
Tipos de eventos de Calendly
Después de conectar, un menú desplegable de selección múltiple le permite elegir qué tipos de eventos de Calendly la IA puede agendar. Puede seleccionar múltiples tipos de eventos.
- Haga clic en Actualizar opciones para obtener los tipos de eventos más recientes de Calendly después de hacer cambios allí
- Debe seleccionar al menos un tipo de evento
Después de hacer cambios en Calendly (agregar/eliminar tipos de eventos, cambiar disponibilidad), haga clic en Actualizar opciones en esta página para resincronizar.
Requisitos de Calendly
Para que la integración telefónica con IA funcione correctamente con Calendly:
- Plan Standard o superior — se requiere acceso API
- Los tipos de eventos deben ser gratuitos — la IA no puede procesar eventos pagos de Calendly
- Todas las preguntas deben ser opcionales — las preguntas personalizadas requeridas pueden bloquear reservaciones ya que la IA recopila información verbalmente y la mapea a campos estándar
- Agregue una pregunta "Summary" — si quiere que la IA pase un resumen de la reservación a Calendly, agregue una pregunta personalizada titulada "Summary" a su tipo de evento. La IA la llenará con los detalles del cliente.
Cómo funciona la reservación de citas
- El cliente pide agendar una cita
- La IA verifica su calendario conectado para horarios disponibles (usando su Horario de Operación para Google/Outlook, o la disponibilidad propia de Calendly)
- La IA ofrece horarios disponibles al cliente
- El cliente selecciona un horario
- La IA crea el evento en su calendario y confirma con el cliente
- Usted recibe una notificación con los detalles de la reservación